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準確、完整的記錄與設置陷阱捕捉害蟲一樣，都是有害生物管理計劃的一部分
凡走過必留下痕跡，害蟲也不例外，糞便、皮脂摩擦污漬、蟲體和各種其他令人討厭的標記都可以作為它們存在的證據。
在人類的幫助下，它們還能留下另一種類型的踪跡：紙上的踪跡。
防治人員、現場管理人員、品管人員都能取得，且容易閱讀、定期更新的記錄，是有效的害物管理的核心。從紀錄中，能追蹤所看到的、所做的事情，並作為未來的行動的決策根據，當然也滿足各種稽核的要求。
“記錄保存至關重要，這是絕對必須的，沒得討論 ” 環夏臺灣營運經理Sarah Wu說，”害蟲管理計劃通常會持續數年，期望任何人牢記這些細節是不切實際的，除了，完整的紀錄是法規所要求的， 也是驗證事情進展、防治成效的好方法。”
害蟲管理記錄至少應包括
整個設施內所有設備配置圖；
包括技術人員的全名與執照字號的工作簽單。
完整的蟲害管理報告，至少每年更新一次，最好是每季度更新一次；
還需要有所有相關的執照和保險文件。
如果使用了任何環境用藥，記錄中應有完整的說明，包括名稱和 EPA 編號。
其他需要記錄的內容包括正在進行的項目和新項目的計劃；
現場人員發現害蟲的記錄、在運營或現場發現的缺陷；
如果有關於完成/更正的後續報告，則是更完備；
最後，現場人員應培訓員工如何記載害蟲觀察日誌。環夏臺灣的總經理田維國表示
“客戶利用怪獸出沒表及即時通訊軟體向防治服務廠商傳達技術人員不在場時觀察到的害物狀況，能為解決害物問題縮短很多猜測的時間“
記錄保存至關重要，因為害蟲問題會根據多種因素而起起落落，包括結構問題、衛生問題和工作流程、員工行為與習慣、季節性變化等等。良好的記錄對於將害蟲的出現和消失與這些因素相關聯，以確定它們實際的相關性。
“例如，假設您正在處理老鼠入侵問題，並且您的餐廳或倉庫出現許多老鼠活動的跡象，” Sarah說。 防治人員除了檢查現場的損失以外，必須紀錄老鼠蹤跡出現的時間、地點，這些紀錄能提供下一步的決定根據，也能驗證糾正措施是否有效。
我遇到過的情況是客戶很清楚他們有某種類型的害物，但他們根本沒有要求廠商記錄與追蹤，這可能是造成防治效果不如期待，很重要的原因。很多東西都會回到文件中。如果你沒有好的文件紀錄，那麼你就不會知道，問題是否減輕？減輕了多少？以及是否再次出現？
針對害物問題應對措施文件，對於外部稽核尤為重要
食品製造商、大型零售或餐飲集團可能會派遣他們自己或僱用的第三方稽核人員到現場，以確保他們的產品、管理的現場沒有害物。所有的稽核系統都可能有自己的清單或稽核表，但他們幾乎對許多相同的事情感興趣，其中包含 一份完整害蟲管理服務檔案，這份檔案除了說明現場為稽核過程做好準備，並顯現在整個工作流程中都井井有條並得到控制。”
國際專業的稽核人員希望看到的是現場採取積極措施來管理現場出現的害蟲，Sarah說 “他們希望看到現場了解自己所面臨的風險和危害，以及如果這些問題出現，將如何減輕及預防。”“不要捏造或竄改記錄，因為專業稽核人員知道有些狀況偶爾會發生。只是當面臨稽核時，工廠或現場管理者可能會傾向於不將真實的蟲害管理記錄放入稽核文件中，以避免“留下書面記錄”。”專業的稽核人員、害蟲防治人員一致認為這是一個可怕的想法。“ “我遇過這種情況，在蟲害問題上，有人不想‘惹麻煩’，也不想讓其他人惹上麻煩” “然而，如果沒有文件紀錄，這些問題就無法解決，而隨著時間的推移，它們通常會變得越來越糟。針對問題的應對措施文件，對於外部稽核尤為重要。
食品製造商、餐飲業主管應該記住蟲害問題普遍存在，而且幾乎不可避免。 大多時候， 零星的害蟲出現，政府檢查人員、客戶或消費者，不見得會責怪製造商或是餐廳，但他們一定會因為缺乏行動而責怪他們。
有效的蟲害防治計劃是一種夥伴關係，需要蟲害防治服務提供者和現場之間進行有效、誠實的溝通，而保持良好的記錄就是一種體現
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